Adatkezelési szabályzat

Ez a dokumentum a tanítványok által a Vipassana meditációs tanfolyamokra szolgáltatott adatok gyűjtésével, tárolásával és elolvasásával foglalkozik. Az adatokat az alábbi dokumentumok egyike tartalmazhatja:

  1. Tanítvány/Szerver jelentkezési lap
  2. Tanítvány/Szerver regisztrációs lap
  3. Egészségügyi kérdőív
  4. Alternatív technikák gyakorlása (továbbiakban ATGY) kérdőív

Az adatgazda a Vipassana Magyarország, a továbbiakban VM.

A dokumentumban használt kifejezések meghatározása

  • Segédtanító. Olyan személy, akit S. N. Goenka vagy képviselője jelölt ki Vipassana meditációs tanfolyam vezetésére.
  • Tanítvány: Olyan személy, aki S. N. Goenka vagy segédtanítója által vezetett Vipassana meditációs tanfolyamon vesz részt.
  • Régi tanítvány: Olyan személy, aki már elvégzett legalább egy Vipassana meditációs tanfolyamot S. N. Goenka vagy segédtanítója vezetésével.
  • Irattáros: Egy régi tanítvány, akit a VM egyetértésével egy segédtanító bízott meg a Vipassana meditációs tanfolyamokra történő jelentkezési lapok, valamint egészségügyi és ATGY kérdőívek kezelésével.
  • Manager (férfi vagy női manager): egy régi tanítvány, akit egy segédtanító kér fel egy Vipassana meditációs tanfolyam menedzselésére.
  • Dhammamunkás: egy régi tanítvány, aki ingyenes segítségét ajánlja fel egy Vipassana meditációs tanfolyamra.

Az adatgyűjtés célja

  1. Lehetővé tenni a segédtanító(k) számára annak eldöntését, hogy egy tanítvány jelentkezése elfogadható-e egy tanfolyamra, valamint az irattárosnak, hogy megfelelően tervezhesse a tanítványok számára a szállást, az élelmezést és a transzportot.
  2. Lehetővé tenni, hogy a tanítványok megfelelő iránymutatást és segítséget kapjanak a Vipassana meditációs tanfolyamok előtt, alatt és után.
  3. Nyilvántartásba venni azokat a tanítványokat, akik részt vettek a VM által szervezett tanfolyamokon.

Adatgyűjtés

  1. Az irattáros összegyűjti a jelentkezési lapokat és - szükség esetén - az egészségügyi és ATGY kérdőíveket, mielőtt egy tanítvány vagy dhammamunkás részvételét egy segédtanító engedélyezi egy Vipassana meditációs tanfolyamon. A tanítványok az információkat önkéntesen adják.
  2. A tanfolyamot vezető segédtanító(k) által kijelölt régi tanítványok illetve a managerek összegyűjtik a regisztrációs lapokat a tanítványoktól és a dhammamunkásoktól a tanfolyam helyszínén érkezésük után. Az irattáros és a managerek átadják a tanfolyamot vezető segédtanító(k)nak a jelentkezési és regisztrációs lapokat valamint az egészségügyi és ATGY kérdőíveket.

Betekintés az adatokba

  1. A jelentkezési lapokba a következő személyek tekinthetnek bele: az irattáros, a tanfolyamot vezető segédtanító(k), illetve egy másik segédtanító, aki felhatalmazott arra, hogy egy tanítvány jelentkezésének ügyében döntsön.
  2. Az egészségügyi és a ATGY kérdőívekbe a következő személyek tekinthetnek bele: az irattáros, a tanfolyamot vezető segédtanító(k), illetve egy másik segédtanító, aki felhatalmazott arra, hogy egy tanítvány jelentkezésének ügyében döntsön.
  3. A regisztrációs lap külsejét (1. és 4. oldal) a következő személyek olvashatják el: a tanfolyamot vezető segédtanító(k), a segédtanító(k) által megbízott régi tanítványok (általában a managerek) és a tanfolyam után az irattáros.
  4. A regisztrációs lap belsejét (2. és 3. oldal) csak segédtanító olvashatja el. A regisztrációs lapot a tanítványoktól átvevő régi tanítványok (általában a managerek) jogosultak átvételkor a regisztrációs lap belsejébe pillantani, hogy megállapítsák, a jelentkező válaszolt-e az összes kérdésre. Szükség esetén a tanfolyamot vezető segédtanító(k) felkéri(k) managert a regisztrációs lap szóbeli angolra fordítására.

Az adatok tárolásának oka a következő:

  1. Nyilvántartást vezetni a tanfolyamról.
  2. Megkönnyíteni a segítségnyújtást a tanítványoknak (ha később további tanfolyamokon vesznek részt).
  3. Törvényi okokból.

Adattárolás

  • A jelentkezési lapokat és kérdőíveket az irattáros tárolja egy kizárólag általa hozzáférhető helyen egy vagy két nappal a tanfolyam kezdetéig. Az elektronikus formában kapott jelentkezési lapokat és kérdőíveket az irattáros tárolja egy kizárólag általa hozzáférhető számítógépen.
  • A tanfolyam alatt a jelentkezési és regisztrációs lapokat és a kérdőíveket a segédtanító tárolja a szálláshelyén, melyhez kizárólag neki van kulcsa.
  • A tanfolyam után az irattáros tárolja őket egy kizárólag általa hozzáférhető helyen a segédtanító(k) instrukciói szerint.
  • A tárolás tanfolyamonkénti csoportosításban történik. Az elektronikusan tárolt jelentkezési lapok és kérdőívek, valamint minden a tanítványokkal kapcsolatos elektronikus formában tárolt feljegyzés a következő bekezdésben megjelöltek kivételével a tanfolyam után törlésre kerülnek.
  • A tanfolyam után a résztvevők következő adatai kerülnek megőrzésre elektronikus formában: név, nem, lakcím, e-mail cím, telefonszám, a tanítvány által végig ült és végig szolgált tanfolyamok száma és típusa, valamint az utolsó általa végig ült tanfolyam időpontja, melyet a VM szervezett.
  • Megőrzésre kerül még az adott tanfolyamon részt vettek listája.

Az adatok megsemmisítése

  • A tárolt jelentkezési és regisztrációs lapok és a kérdőívek 10 év elteltével megsemmisítésre kerülnek.

A saját adatokhoz történő hozzáférés joga

  • Ha valaki úgy véli, hogy a VM általa adott adatokat tárol róla, megtekintheti ezen adatok másolatát, amennyiben ezek az adatok valóban léteznek. Ilyen kérés esetén a kérelmezőnek meg kell jelölnie azokat a tanfolyamot, melyen részt vett, valamint (az illetéktelen hozzáférések megelőzése miatt) hitelt érdemlően igazolnia kell személyazonosságát. Az irattáros köteles legkésőbb egy hónapon belül a kérelmező részére bemutatni a VM által róla őrzött adatok másolatát.
  • Amennyiben valaki módosítani kívánja a róla tárolt adatokat, az a régi és az új adat megadásával teheti meg, kapcsolatba lépve az irattárossal. A VM bátorítja a régi tanítványokat, hogy segítsék az irattárost adataik naprakészen tartásában.